Energieagentur Inside

im Mai 2025

Willkommen zum "Energieagentur Inside"!

Unser interner Newsletter hält euch regelmäßig über Neuigkeiten aus der Geschäftsführung, dem Leitungsteam und den einzelnen Arbeitsgruppen auf dem Laufenden. 

Der Mai bringt Schwung – nicht nur draußen in der Natur, sondern auch in der Energieagentur Tirol. Die letzten Wochen vor dem Sommer sind für viele von uns mit einem arbeitstechnischen Endspurt verbunden: Projekte abschließen, Veranstaltungen vorbereiten, Abstimmungen vor der Urlaubszeit klären. Gleichzeitig spüren wir am neuen Standort, dass sich unser gemeinsamer Arbeitsalltag zunehmend einspielt – neue Routinen entstehen, Wege werden kürzer und der fachliche Austausch intensiver.

In diesem Sinne wollen wir euch mit dem aktuellen Energieagentur Inside wie gewohnt einen Überblick über wichtige Neuerungen und laufende Entwicklungen geben.

Neuigkeiten aus dem Team

Im Mai dürfen wir uns über mehrere neue Kolleg*innen freuen, die unser Team verstärken: Marie Scheffzük ist seit April als Grafikdesignerin im Team Marketing und Kommunikation tätig. Stephanie Benischke unterstützt seit Mitte April das Team Ressourcen und Technologien. Mit Anfang Mai hat Harald Gandolf im Team Gebäudetechnik begonnen. Wir heißen euch herzlich willkommen und freuen uns auf die Zusammenarbeit!

Zugleich stehen auch einige personelle Veränderungen bevor: Alexandra Kiener wird uns im Sommer verlassen – aktuell laufen die Bewerbungsgespräche für ihre Nachfolge als Public Relations Managerin. Mit Anfang Juni stößt Anna Spirk zum Team Zentrale Dienste und folgt damit auf Veronika. Ab 1. Juli wird Rainer Hafele die Assistenz der Geschäftsführung übernehmen und zudem die Leitung der Zentralen Dienste verantworten. Wir wünschen allen einen guten Start und freuen uns auf die kommenden gemeinsamen Schritte.

Auch im Team Gemeinden und Regionen laufen derzeit finale Bewerbungsgespräche für die beiden ausgeschriebenen Stellen. Die Auswahlphase befindet sich auf der Zielgeraden – ein Update dazu folgt im Laufe des Monats. Wir freuen uns darauf, bald auch hier neue Kolleg*innen begrüßen zu dürfen.

Organigramm

Ab sofort ist das aktualisierte Organigramm der Energieagentur Tirol im Wiki auf Microsoft Teams abrufbar. Es bietet einen übersichtlichen Einblick in unsere Organisationsstruktur, zeigt Teamzuordnungen und soll dabei helfen, interne Abläufe noch besser nachvollziehen zu können.

Gerade für neue Kolleg*innen oder bereichsübergreifende Abstimmungen ist das Organigramm eine hilfreiche Orientierung. Änderungen werden künftig regelmäßig aktualisiert – bei Fragen oder Anregungen zur Darstellung könnt ihr euch gerne an die Geschäftsführung wenden.

Neuer Leitfaden für den Umgang mit unseren Tools

Unsere täglichen Arbeitsabläufe basieren auf einer Vielzahl digitaler Werkzeuge – von Microsoft Teams über Outlook bis hin zu 3CX. Damit alle Kolleg*innen einen klaren Überblick über Funktionen, Zuständigkeiten und bewährte Nutzungsmöglichkeiten erhalten, wurde nun der Leitfaden "Unsere Tools und wie wir sie nutzen" erstellt.

Er gibt eine praxisnahe Orientierung für die Nutzung von Microsoft Teams als zentrales Kommunikations- und Kollaborationstool, erklärt den effizienten Einsatz von Outlook zur Terminplanung und Aufgabenorganisation und zeigt auf, wie die Telefonie mit 3CX reibungslos funktioniert. Auch die Regeln zur Datenverwaltung und zur Pflege des persönlichen Kalenders sind darin festgehalten.

Der Leitfaden steht ab sofort im Wiki zur Verfügung und soll helfen, ein einheitliches und professionelles Arbeiten im digitalen Raum sicherzustellen. Rückfragen oder Anregungen dazu können jederzeit an das Team Zentrale Dienste gerichtet werden.

100 Tage Evaluierung

Wie schon angekündigt steht die Evaluierung unseres neuen Standortes an. Dazu wird es unterschiedliche Maßnahmen geben. Das Thema der Evaluierung wird auch bei der Mitarbeiter*innenkonferenz am 18. Juni einen Schwerpunkt bekommen. Dabei werden die Ergebnisse vorgestellt und wir werden gemeinsam an möglichen Optimierungslösungen arbeiten.

Als ersten Schritt haben wir am 08.05. mit der Multimoment-Erhebung begonnen. Dabei werden in einem Zeitraum von zwei Wochen die Belegungen der verschiedenen Arbeitsplätze erhoben.

Als zweiten Schritt gibt es eine Mitarbeiter*innenbefragung. Diese erfolgt mittels Online-Formular und ist anonym. Ziel dieser Befragung ist euer Feedback abzufragen und allen Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, eventuell Änderungswünsche bzw. Verbesserungsvorschläge bekannt zu geben.

Hier findet ihr den Link zur Umfrage: https://forms.gle/1onr1zFMdCSwUzWR7

Die Befragung bis inklusive Freitag, den 23.05. geöffnet.

Die Bewertung erfolgt analog zu den Hotelsternen: 1-Stern ist Substandard, bei 5-Sternen ist alles bestens.

Aktueller Stand (damit nicht jede*r danach fragen muss ?)

• Ausstattung der Terrasse: es werden Stühle, Tisch(e) und Sonnenschirm(e) bestellt, da sind wir grad am Aussuchen. Es wird nicht mehr allzu lange dauern …..
• Bilder in den Büros: auch hier gibt es schon Überlegungen. Wir haben schon 3-4 Vorschläge vorsondiert, welche noch zu präzisieren sind. Diese werden in Folge vorgestellt und eure Stimmen fließen in die Entscheidung mit ein.

Update zur Lüftungsanlage

An dieser Stelle möchten wir euch noch aktuelle Infos zur Lüftungsanlage geben.

Im Besprechungsraum L im 1. OG entspricht die Luftqualität bei einer größeren Belegung nicht der von uns gewünschten Qualität. Dies wurde in den letzten Wochen von Stefan Streiter dokumentiert und bewertet. Diese Informationen wurden an die für das gesamte Gebäude zuständige Regelungsfirma weitergeleitet mit der Aufforderung die Luftmenge zu erhöhen und somit die Luftqualität zu verbessern.

Wir sind uns bewusst, dass wir in der ersten Phase der Büronutzung eine tendenziell trockene Raumluft hatten. Bei der Auswertung der Temperatur sowie der Luftfeuchtigkeit der Außenluft hat sich gezeigt, dass die Außenluft in diesem Zeitraum sehr trocken war. Demzufolge kann die Luftfeuchtigkeit in den Innenräumen ohne Luftbefeuchtung durch die Lüftungsanlage physikalisch auch nicht höher sein als sie es war. Wir werden die Luftfeuchtigkeit auch in den nächsten Monaten, also über den Sommer aber vor allem wieder in den kalten Monaten beobachten und bei Bedarf über Verbesserungsmöglichkeiten nachdenken.

Zudem haben wir die Lüftungsfirma auch über den einzigen wirklich lauten Luftauslass im östlichen Gang vor den Sanitärrumen informiert. Es wurden von der Firma erstmal nur kleine Schritte gesetzt und um eine Beobachtung über eventuell Änderungen gebeten. Diese sind aber nicht aufgetreten, sodass wir hier eine genauere Analyse der Problematik mit entsprechenden Maßnahmen bei der Lüftungsfirma einfordern werden.

Sprechstunde mit der Geschäftsführung

Um den internen Austausch weiter zu stärken, wird ergänzend zu den bestehenden Formaten wie Mitarbeitendengesprächen und projektbezogenen Abstimmungen eine Sprechstunde mit der Geschäftsführung eingeführt.

Ab dem 3. Juni 2025 steht Rupert jeden ersten Dienstag im Monat von 08:00 bis 10:00 Uhr für Anliegen, Vorschläge, Beschwerden oder Gedanken aller Art zur Verfügung. Die Sprechstunde findet in Ruperts Büro statt und ist in 30-Minuten-Slots buchbar.

Der Termin ist im Kalender mit dem Vermerk „mit Vorbehalt“ eingetragen. Wer einen Slot benötigt, kann einfach einen 30-Mintuen-Termin an Rupert senden – so ist auch ersichtlich, ob noch Zeiten frei sind.

Und falls es einmal dringend ist oder am gewünschten Tag kein Slot verfügbar ist: Rupert hat sein Büro fast immer offen.

Erhöhung des amtlichen Kilometergeldes

Mit Wirkung zum 07. April 2025 wurde das amtliche Kilometergeld von 0,42 € auf 0,50 € pro Kilometer angehoben. Diese Erhöhung gilt ab sofort auch für alle Dienst- und Betriebsfahrten innerhalb der Energieagentur Tirol.

Bitte achtet darauf, im Arbeitstagebuch im Bereich An-/Abwesenheiten bei jeder Fahrt den Zielort sowie – wenn möglich – auch den Grund der Reise anzugeben (z. B. „VA e5-Gemeinde Zirl“). Zusätzlich sind passive Reisezeiten ebenfalls in diesem Abschnitt korrekt auszuweisen.

Ein Beispiel findet ihr dazu im Wiki.