Energieagentur Inside

im April 2024

Willkommen zum "Energieagentur Inside", dem regelmäßigen internen Newsletter mit allen Neuigkeiten aus der Geschäftsführung, dem Leitungsteam, einzelner Arbeitsgruppen, dem Leitbild-Prozess und vielem mehr.

Unser Team wächst und wächst

In den vergangenen Wochen hat sich das Team der Energieagentur Tirol erfreulicherweise vergrößert und einige bemerkenswerte Entwicklungen erlebt. Wir sind stolz darauf, Matthias Lettenbichler und Stefan Streiter im Team der Gebäudetechnik sowie Paul Töchterle ab Mai im Team Ressourcen & Technologien begrüßen zu dürfen. Auch heißt es Willkommen für Wolfgang Reider der fest an der kommenden Energiekonferenz und im Projekt TIROL 2050 arbeitet. Mara Blersch, hat darüber hinaus ihr Praktikum im Team Ressourcen & Technologien begonnen.

Nach einer bereichernden Karenzzeit freuen wir uns Sabrina Kiss mit neuem Elan zurück in der Büroorganisation zu begrüßen.

Ein besonderer Glückwunsch geht an Valerie Mese, die kürzlich zur Leitung der Gebäudetechnik ernannt wurde. Ihre Kompetenz und ihre Beiträge zur Energieagentur versprechen kontinuierlichen Fortschritt und Innovation in ihrem neuen Verantwortungsbereich.

Zudem steht mit dem bevorstehenden Ruhestand von Angelika Rabanser eine bedeutende Veränderung an. Um diese Lücke in der Zukunft zu füllen, schreiben wir gerade eine Stelle Assistenz der Geschäftsführung neu aus.

Neue Strategie zur Internen Kommunikation

Das Leitungsteam hat in den letzten Wochen eine neue Strategie zur internen Kommunikation entwickelt und beschlossen.

Für die bereichsübergreifende Kommunikation werden primär zwei Kanäle verwendet. Einerseits wird das Intranet in Microsoft Teams für die bereichsübergreifende Kommunikation verwendet. Anderseits werden Mitarbeitende über strategische Entscheidungen, die im Leitungsteam oder der Geschäftsführung getroffen werden, mit dem Newsletter „Energieagentur Inside“ informiert.

Ein Gesprächsprotokoll wird ausschließlich für eine Besprechungsprotokollierung verwendet und ist daher nur für eine fest definierte Zielgruppe gedacht und nicht für Dritte bestimmt. Dieses Dokument gibt einen Einblick, wo wir die Grenzen in unserer internen Kommunikation ziehen und wie wir die einzelnen Kanäle verwenden.

Nähere Informationen finden sich in der PDF im Anhang und im Wiki in Teams.

Zielszenario Tirol 2050

Das lang ersehnte Update des letztmalig 2021 erstellten „Energie-Ziel-Szenarios TIROL 2050“ ist in die Zielgerade eingebogen. Am 22.04. durfte Robert Gleirscher
seine Anstrengungen in diesem Bereich vorübergehend erst einmal einstellen. Der Berichtsentwurf samt Energieflussbild für das Jahr 2050 liegt seitdem bei verschiedenen Stellen des Landes Tirol zur Durchsicht und Freigabe. Die Kernaussagen gegenüber dem Vorbericht haben nach wie vor Bestand, jedoch sind die Anstrengungen zur Zielerreichung „TIROL 2050 energieautonom“ nochmals zu intensivieren. Sobald die Studie seitens des Landes freigegeben ist, können wir die Inhalte auch nach außen tragen. Bis es jedoch soweit ist, dürfen die Zahlen unser Haus nicht verlassen. Wir haben uns jedoch in der Leitungsteamsitzung darauf verständigt, die wesentlichen Erkenntnisse im Rahmen des nächsten Gesprächsstoffs intern vorzustellen.

Zum neuen Standort

Die Umbauarbeiten sind im vollen Gang. Robert Traunmüller und Alexandra Ortler waren vor 2 Wochen auf der Baustelle. Die Demontagearbeiten war da fast abgeschlossen und der Trockenbau in den oberen Stockwerke bereits im Gange.

Wie bereits in der Mitarbeiter*innen-Konferenz angekündigt werden wir für die Übersiedelung zum neuen gemeinsamen Standort von der Firma M.O.O.CON unterstützt.

Das Ziel sind Vorschläge zur Belegungsplanung, Möblierung und den Spielregeln für ein gemeinsames Miteinander zu erarbeitet. Dieser Prozess wird transparent und gemeinsam als Team gestaltet und läuft unter dem Titel „EAT wird EINS“. Dazu wird es im Laufe des Jahres mehrere Workshops und Informationsangebote geben.

Der erste Startschuss in diesem Prozess ist bereits im Rahmen eines Kickoff-Meetings mit Robert Traunmüller und Alexandra Ortler zusammen mit der Geschäftsführung am 24.04. erfolgt. Dabei wurden die Rahmenbedingungen zusammen abgesteckt - jetzt kann es losgehen.

Was sind die nächsten Schritte:

• Fragebogen: Anfang Mai wird an alle Mitarbeiter*innen ein Fragebogen zum individuellen Arbeitsverhalten und den Bedürfnissen verschickt, der bis spätestens 16.05. ausgefüllt und ca. 15-20 min in Anspruch nehmen wird. Die Ergebnisse dienen als Befundaufnahme und sind wichtige Inputs für die weiteren Schritte. Wichtig: bitte nehmt diese Chance wahr und euch für die Beantwortung die paar Minuten Zeit.
• Workshops: Es wird eine Gruppe an Nutzer*innen-Vertreter*innen zusammengestellt, die möglichst alle Bereiche der Belegschaft repräsentiert: inhaltlich (Teams), Teil- und Vollzeit sowie Alter, Geschlecht und Dauer der Betriebszugehörigkeit. Diese Gruppe wird in mehreren Workshops bis zum Umzug in die Bürgerstraße Vorschläge für die neue EAT-Arbeitswelt ausarbeiten. Jede*r ist eingeladen, sich für eine Teilnahme an dieser Gruppe zu bewerben. Nähere Infos dazu folgen in Kürze dazu per Mail

Für Fragen wednet euch gerne an Robert Traunmüller und Alexandra Ortler.

Projektcontrolling und rollierende Planung

Die Energieagentur Tirol ist eine Projektorganisation, deren wirtschaftliche Steuerung maßgeblich davon abhängt, wie gut jedes einzelne Projekt zum aktuellen Zeitpunkt und auf das Jahresende hin in unserem Projektplanungstool EasyOffice geplant wird. Auf Basis eines monatsgenauen Projektcontrolling werden Quartalsberichte und der Landeszuschuss, der unser Budget beinhaltet, abgerufen. Deshalb ist es erforderlich, dass die Projektplanung zumindest einmal monatlich bis zum jeweiligen Monatsende aktualisiert wird.

Für das Projektcotnrolling und die damit verbundene rollierende Planung eines Projektes in EasyOffice ist grundsätzlich die jeweilige Projektleitung unterstützt und abgestimmt mit der Teamleitung, verantwortlich. Dabei sollte ein Projekt wirtschaftlich vollständig abgebildet werden – sowohl bei den Kosten als auch bei den Erlösen. In jeder im Projekt anfallenden Kosten- oder Erlöseart sollen IST- und REST-Buchungen auf das Jahr hin die Gesamtsumme ergeben.

Diese Art des Projektcotnrolling ist für viele neu, weshalb Euch die jeweilige Teamleitung und Andreas Hertl als Ansprechpartner*innen zur Verfügung stehen.

Rückblick Mitarbeiter*innen Konferenz

Die Konferenz am 10. April konnten wir dazu nutzen, weitere Schritte auf dem Weg zu einer gemeinsamen Energieagentur Tirol zu gehen. Vertreter*innen von Geschäftsführung, Leitungsteam, Steuerungsgruppe und Redaktionsteam unterhielten sich zu Beginn darüber, was sich aus ihrer Sicht in den letzten Monaten in der Energieagentur Tirol verändert hat. In der Reflexion wurde deutlich, dass wir schon ein gutes Stück weiter sind. So konnte etwa durch den Abschluss der Betriebsvereinbarungen und der Ausarbeitung der Dienstverträge mehr Klarheit geschafft werden. Andererseits ist jedoch auch noch einiges unklar. Für manche werden Entscheidungen zu wenig transparent kommuniziert, anderen fehlt eine Verbesserung im teamübergreifenden Zusammenarbeiten. Auch die Position der Energieagentur Tirol zu in inhaltlichen Fragen oder wie der Prozess des Zusammenwachsens weiter gestaltet wird, sind Fragen, die gestellt wurden.

Ein wichtiger Meilenstein dieses Prozesses war die Verabschiedung des gemeinsamen Leitbildes. Philipp Koch und Karla Billian stellten die Arbeit des Redaktionsteams vor und zeichneten den Weg zum Leitbild nach. Nach der Aussendung im Vorfeld der Konferenz wurden Rückmeldungen dort eingearbeitet, wo es möglich und sinnvoll war. Einzelne Vorbehalte konnten ausgeräumt werden und insgesamt gab es sehr viel positive Resonanz. So war es mit der 70/100-Regel möglich, eine Zustimmung aller Mitarbeitenden zum Leitbild zu bekommen.

Der fruchtige Einstieg in den Nachmittag mit dem Obstsalat-Spiel aktivierte alle Teilnehmenden, um sich der Frage zu widmen, wie wir das Leitbild mit Leben füllen und in Umsetzung bringen können?

In sogenannten "Bar Camps" bearbeiteten wir diese Frage, indem wir vier Prinzipien auswählten, die wir als besonders wichtig empfinden: Qualitätsanspruch, Kundenorientierung, Transparenz und Verlässlichkeit. Diese dienten dazu, verschiedene Themen mit dem Leitbild abzugleichen und zu testen, ob diese Ideen unseren Werten entsprechen. Dabei wurde überall engagiert diskutiert und wichtige Inhalte erarbeitet. Den Überblick dazu findet ihr im Protokoll im Anhang. Die Plakate zu den Themen wurden mitgenommen und sind bei Barbara Erler Klima im Büro zu finden. Wir bitten die Gruppenleitenden, hier gern noch einmal einen Blick drauf zu werfen und nächste Schritte einzuleiten.

Wir danken allen für die engagierte Teilnahme und den energievollen gemeinsamen Tag!

Wie geht der Leitbild-Prozess weiter?

Die Energieagentur Tirol wird auch weiterhin von Trainconsulting im Prozess des Zusammenwachsens begleitet. Dabei soll auch an einzelnen konkreten Fragestellungen in ähnlicher Weise wie bei der Konferenz gearbeitet werden, um Strukturen und Prozesse im Sinne unseres Leitbildes zu gestalten. Im Protokoll der Konferenz findet ihr eine Roadmap, wie eine weitere Begleitung aussehen kann. Dies wird allerdings in etwas reduzierter Form und nicht so intensiv bis Jahresende, sondern bis ins Frühjahr 2025 passieren.

Eine weitere Konferenz für alle Mitarbeitenden wird voraussichtlich erst im Frühjahr 2025 stattfinden. Dies hängt unter anderem vom Zeitpunkt des Umzugs in den neuen Standort ab. Die Begleitung von Trainconsulting und der Prozess, der uns bei Festlegungen zum neuen Standort unterstützt, sollen sich gut ergänzen. Darauf wird bei der Prozessgestaltung besonders geachtet.

Ein weiterer Workshop mit dem Leitungsteam ist noch vor dem Sommer angedacht. Dabei soll der Schwung vom ersten Workshop aufgegriffen werden und weiter an den Themen Führung und Teamleitung gearbeitet werden.

Gesprächsstoff

Der Gesprächsstoff als ein Format, wo alle Mitarbeitenden zusammen kommen, ist ein wichtiger Teil des Zusammenwachsens der Energieagentur Tirol. Im Leitungsteam wurde deshalb beschlossen, dass der Gesprächsstoff in Zukunft regelmäßig etwa fünf bis sechsmal im Jahr stattfinden soll. Ein Organisationsteam, das aus verschiedenen Teams zusammengesetzt ist, wird diese Aufgabe übernehmen. Wir danken Annabel Gius, Karla Bilian und Melanie Schraffl, dass sie sich dafür bereit erklärt haben. Ein Kick-off für das neue Organisationsteam wird noch im Mai stattfinden. Die Termine für die Gesprächsstoffe im restlichen Jahr werden dann allen Mitarbeitenden zeitnah bekannt gegeben. Der Gesprächsstoff soll auch weiterhin der internen Weiterbildung, der Diskussion verschiedener Standpunkte und dem gemeinsamen Austausch dienen. Die inhaltliche Ausrichtung der jeweiligen Termine wird vom Organisationsteam erarbeitet und in Abstimmung mit den Fachabteilungen umgesetzt.