Die Erfassung der Energieverbräuche und der Energieerzeugung für Gemeinden trägt nachweislich dazu bei Kosten zu senken und Ressourcen zu schonen. Außerdem bietet die Aufbereitung der Daten eine Grundlage für strategische Planungen und energiepolitische Entscheidungen. Zum Aufbau einer Energiebuchhaltung ist ein „Messstellenkonzept“ bei dem die Zählerstruktur erfasst und Optimierungen ausgewiesen werden essentiell.

Als Unterstützung der Datenerfassung gibt es zahlreiche, meist internet-basierte Programme. Diese unterscheiden sich in ihrer detailtiefe und dem Auswertungsgrad. Zum Beispiel liefert das Programm „Energiebericht Online (EBO)“ vom Energieinstitut Vorarlberg eine Übersicht über die jährlichen Entwicklungen der Energieverbräuche und -erzeugungen der Gemeindeobjekte und stellt diese anschaulich in einem Bericht dar. Ein weiteres Beispiel ist der „Wassermanager" der Energieagentur Tirol. Diese Software beinhaltet eine individuelle Einrichtung eines Monitoringsystems zugeschnitten auf ein Gebäude und ist für Gemeinden, Privathaushalte wie Gewerbe in gleicher Weise geeignet.

Um mit der Energiebuchhaltung zu starten und jährliche oder monatliche Daten systematisch abzulegen eignet sich auch die auf Excel basierte Gebäudeliste der Energieagentur Tirol für jährliche oder monatliche Verbräuche.